A resposta curta é que a licença é zero, e ela não ajuda muito. A resposta útil exige montar a conta inteira e compará-la com o que você pagaria na nuvem.
Vamos por linhas.
Linha 1: o servidor
O Evo CRM é uma stack completa, com painel, banco e processamento de automação. Ele pede mais máquina que a Evolution API, que é só a tubulação.
Num VPS brasileiro com a plataforma pré-instalada, a faixa começa perto de R$ 70 por mês em planos de contrato longo. O dimensionamento por volume de atendimento está em hospedagem.
Linha 2: a tarifa do WhatsApp
O Evo CRM opera na API oficial, então existe a cobrança por conversa do Meta. O valor varia por país e categoria, com uma faixa mensal de conversas de serviço sem custo.
Vale repetir uma coisa que confunde muita gente: essa tarifa não é da plataforma. Ela existe para qualquer ferramenta no canal oficial, incluindo Kommo, WATI e BotConversa. Trocar de plataforma não elimina essa linha, então ela sai da comparação: aparece igual nos dois lados.
Linha 3: o modelo de IA, se você usar os agentes
Se você ativar os agentes de IA, o custo do modelo de linguagem é uma linha separada, cobrada por token pelo provedor que você conectar.
Em operação com volume de atendimento, essa linha pode passar a do servidor com facilidade. Ela também aparece nas plataformas concorrentes, embora frequentemente embutida no preço do plano, o que torna a comparação menos transparente do que parece.
Linha 4: o seu tempo
A que não aparece em fatura nenhuma e a que decide a comparação em equipe pequena.
Instalar, configurar canal oficial, atualizar quando sai versão, conferir se o backup restaura, resolver o incidente. Se ninguém no time tem isso no escopo, essa linha é a maior de todas.
O ponto de virada, com números
Aqui está o cálculo que importa. Vou usar faixas conservadoras, e você substitui pelos seus.
Suponha que uma plataforma brasileira de atendimento custe algo na casa de R$ 100 por assento por mês, valor típico da faixa intermediária do mercado. E suponha o Evolution CRM num VPS de R$ 70 mensais, com duas horas de operação por mês.
Três atendentes. Na nuvem, R$ 300. No self-hosted, R$ 70 mais duas horas do seu técnico. Se essa hora vale R$ 80, a conta fica em R$ 230. Economia de R$ 70, e você herdou responsabilidade de infraestrutura. Não compensa. A economia é pequena demais para o risco que vem junto.
Oito atendentes. Na nuvem, R$ 800. No self-hosted, os mesmos R$ 70 mais a operação, algo em torno de R$ 230, talvez um plano de servidor acima. Aqui vira. A diferença passa de R$ 500 por mês e a operação não cresceu.
Vinte atendentes. Na nuvem, R$ 2.000 por mês, subindo a cada contratação. No self-hosted, talvez R$ 130 de servidor mais operação. A diferença deixa de ser economia e passa a ser outra ordem de grandeza.
O ponto de virada fica então entre cinco e oito assentos na maioria dos casos. Duas coisas deslocam essa linha:
Empurram a virada para cima, tornando a nuvem melhor por mais tempo: hora técnica cara, exigência de SLA, e time que não quer nem ouvir falar de servidor.
Puxam a virada para baixo, tornando o self-hosted atraente mais cedo: já existir alguém cuidando de infraestrutura na casa, já haver outros serviços no mesmo servidor, e exigência de que o dado do cliente fique na sua própria estrutura.
A mesma conta em tabela
| Atendentes | Nuvem (~R$ 100/assento) | Evolution CRM (servidor + operação) | Diferença |
|---|---|---|---|
| 3 | R$ 300 | ~R$ 230 | R$ 70 — não compensa |
| 5 | R$ 500 | ~R$ 230 | R$ 270 — limiar |
| 8 | R$ 800 | ~R$ 230 | R$ 570 — vira |
| 15 | R$ 1.500 | ~R$ 290 | R$ 1.210 |
| 30 | R$ 3.000 | ~R$ 350 | R$ 2.650 |
Os valores são ilustrativos e servem para mostrar a forma das duas curvas, não para você usar como orçamento. Troque pelo preço real do seu fornecedor e pelo valor real da sua hora técnica, e o desenho continua o mesmo: uma linha que sobe com a contratação contra um degrau que sobe raramente.
Repare que a coluna do self-hosted quase não se move. É por isso que a decisão não deveria ser tomada olhando o custo de hoje, e sim o de dois anos. Uma operação que planeja dobrar a equipe está comparando R$ 300 com R$ 230 hoje e R$ 1.500 com R$ 290 depois.
O caso da agência, que é diferente
Agência sofre duas vezes com o modelo por assento: paga pelo próprio time e, em algumas plataformas, por conta de cliente atendido.
Nesse cenário a virada acontece muito antes, porque o número efetivo de assentos é a soma de todos os clientes. É o caso em que o Evolution CRM se paga em semanas em vez de meses.
O que a comparação de preço não captura
Duas coisas que não entram na planilha e mudam a decisão:
A previsibilidade invertida. Na nuvem, o custo é previsível e cresce. No self-hosted, o custo é estável e o risco é que varia: um incidente ruim custa mais que um ano de mensalidade em receita perdida.
O custo de sair. Migrar de plataforma na nuvem para self-hosted exige remontar fluxos, porque construtor visual não exporta lógica. Isso é trabalho de semanas, e vale contar como custo de entrada do self-hosted, não como zero.
Uma palavra sobre “gratuito”
O Evolution CRM é frequentemente descrito como CRM gratuito, e isso é verdade e enganoso ao mesmo tempo. A licença é zero. A operação não é.
Vale a comparação com o que “gratuito” significa em outros contextos do mesmo mercado. Um plano grátis de plataforma na nuvem normalmente te dá menos: limite de contatos, de mensagens ou de usuários, e a expectativa de que você pague quando crescer. Aqui você tem a versão completa desde o primeiro dia, sem teto artificial, e paga em infraestrutura e trabalho.
Qual dos dois é melhor depende de qual recurso você tem sobrando. Quem tem dinheiro e não tem tempo técnico deveria pagar mensalidade. Quem tem competência de infraestrutura na casa e uma equipe crescendo deveria olhar para cá. É uma escolha de recurso escasso, não de esperteza.
O erro é achar que o gratuito é sempre a decisão financeira melhor. Ele é a decisão melhor quando o seu tempo de operação já está pago por outro motivo.
Onde ir depois
O julgamento completo, com o que pesa contra, está no review. O dimensionamento de servidor por volume de atendimento, em hospedagem. A comparação lado a lado com as plataformas na nuvem, em alternativas.